档案密集架前后两列都安装有锁定机构，我们在打开之前需要先打开总锁，将锁定开关调到ON位置，这样就能够进行开关操作。另外为了保障使用者安全，需要将打开的那一列进行锁定，这样可以避免造成使用者被夹的事情发生。
关闭时先将锁定的装置调到OFF位置之后在进行关闭，切勿强制关闭以至于造成架体的损坏。若是出现卡住的现象，切勿蛮力摇晃架体，需要查看锁定装置是否关闭、轨道是否堵塞或者链条是否能正常运行等情况。
存放档案资料时为了避免造成失衡现象，需要从下往上、均匀摆放。对于档案资料的存放量，建议不要超过规定标注承重标准，以免造成层板垮塌或者倾斜的现象。
在平时的使用中也需要注意做好定期的维护、保养工作，勤通风、避免阳光直射，经常检查轨槽内是否有堵塞物，定期清理打扫干净，以免影响到正常的使用。